Amortisman defteri, muhasebe birimi veya mali müşavir tarafından hazırlanır.
İşletmenin aktifinde duran varlık bulunan her firma, Vergi Usul Kanunu’na göre amortisman defteri düzenlemekle yükümlüdür.

Amortisman defteri, genellikle Excel, muhasebe yazılımları veya ERP sistemleri üzerinden oluşturulur.
Defterde sabit kıymetlerin edinim tarihi, maliyet bedeli, amortisman oranı, yıllık amortisman tutarı ve kalan net değeri yer almalıdır.
Modern sistemlerde bu işlem otomatik olarak raporlanabilir.

Amortisman oranları, Maliye Bakanlığı tarafından yayınlanan amortisman listesine göre belirlenir.
Örneğin bilgisayar için %50, araçlar için %20, mobilya için %10 oranında amortisman ayrılır.
Bu oranlar, VUK’un 315. maddesi ve ilgili tebliğlerde yer alır.

Amortisman defteri her yıl sonunda dönem kapanışı yapılmadan önce güncellenmelidir.
Yeni alınan sabit kıymetler eklendiğinde veya varlık satıldığında defter yeniden düzenlenmelidir.
Dijital amortisman modülleri, bu süreci otomatik hale getirerek güncellemeleri kolaylaştırır.